Компенсация питания сотрудников и парковочных мест

Парковочные места для работников

Минфин России в письме от 15.05.2023 г. № 03-03-06/1/43735  разъяснил, как учитывать в расходах для налогообложения паковочные места.

Организация может предусмотреть в коллективном договоре или трудовом договоре с работником в момент их заключения возмещение расходов на платное парковочное место (ст. 57 ТК РФ). Если сотрудник уже работает в компании, то размер компенсации можно оформить в дополнительном соглашении к его трудовому договору (ст. 72 ТК РФ).

Компании, например, могут возмещать платные парковки тем сотрудникам, у которых разъездной характер работы. Но при расчете налога на прибыль расходы на оплату парковочных мест не включаются.

По мнению Минфина, затраты на аренду парковочных мест, для автомобилей, которые не принадлежат организации, нельзя считать экономически обоснованными, потому что не направлены на получение дохода (письмо Минфина России от 15.10.2006 № 03-03-04/2/241).

А вот если на стоянке размещаются только служебные автомобили организации, то затраты на содержание автостоянки относятся к расходам на содержание служебного автотранспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК). При этом они могут могут быть учтены при исчислении налога на прибыль на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Если оплата парковки прописана в коллективном или трудовом договоре, то такие расходы можно учесть при определении налоговой базы. Не забывайте, что расходы должны подтверждаться документально.

Лучше всего, при возмещении подобных расходов сотрудникам в локальном документе предусмотреть:

• перечень сотрудников, которым возмещаются расходы на парковку служебного или личного транспорта;
• разрешенные способы оплаты парковок;
• порядок возмещения таких расходов сотрудникам;
• перечень подтверждающих документов;
• сроки представления таких документов в бухгалтерию.

Для того чтобы в рамках трудовых отношений сотруднику была выплачена компенсация за использование его личного имущества, необходимо (ст. 188 ТК РФ):

• соглашение сторон, определяющее размер возмещения расходов, выраженное в письменной форме;
• приказ руководителя организации, являющийся основанием для выплаты;
• документы, подтверждающие принадлежность автомобиля конкретному сотруднику;
• документы, подтверждающие фактическое использование машины в интересах работодателя;
• расчеты компенсаций;
• документы, подтверждающие суммы расходов на парковку.

Что с НДС?

Услуги по предоставлению парковочных мест, оказываемые организацией как на возмездной, так и на безвозмездной основе сотрудникам этой организации, облагаются НДС.

Налоговая база определяется как стоимость этих услуг, исчисленная исходя из рыночных цен и без включения суммы налога.

Не забудьте про НДФЛ и взносы

Если возмещенные затраты работников на платную парковку вы включаете в расходы на оплату труда, то нужно заплатить НДФЛ и страховые взносы, так как в данном случае у сотрудников возникает доход в натуральной форме. 

Ведь оплата парковки автомобилей работников не поименована в ст. 217 НК РФ, которая устанавливает перечень необлагаемых доходов. Кроме того, затраты на оплату парковки не указаны и в составе компенсационных выплат, связанных с командировками (п. 1 ст. 217 НК РФ).

А теперь про питание сотрудников

Минфин России в письме от 15.05.2023 г. № 03-03-06/1/43800разъяснил, как учитывать в расходах по налогу на прибыль стоимость питания, предоставляемого работникам организации.

Стоимость питания можно учесть при определении налоговой базы по налогу на прибыль, если действующим законодательством предусмотрено специальное питание для отдельных категорий работников.

Например, согласно статье 222 Трудового кодекса, если сотрудник занят на работах с особо вредными условиями труда, то работодатель обязан предоставить ему бесплатное питание.

Таким образом, если работодатель выдает бесплатно питание в соответствии с требованиями законодательства, он имеет право учесть такие расходы при расчете налога на прибыль (п. 4 ст. 255 НК РФ).

Обязанности кормить остальных работников нет, но работодатель может по своему желанию обеспечивать их обедами. Например, заказывать доставку еды, организовывать в офисе кухню с чаем и кофе, открывать столовые.

Работодатель вправе определить порядок организации бесплатного питания работников в локальном нормативном акте (ЛНА). При установлении такого порядка организации питания работников в ЛНА работодатель обязан сделать отсылку на такой ЛНА в трудовом договоре с работниками. Можно также предусмотреть оплату питания сотрудников в виде ежемесячной компенсации или кейтеринга. Но и это нужно закрепить в договоре.

В соответствующем ЛНА работодателю в зависимости от выбранной им формы организации питания работников следует определить, в частности:

• сумму, на которую может быть предоставлено бесплатное питание на работника, и порядок ее отнесения на конкретного работника;
• время, в которое работник может получить питание, а также место, в котором данное питание предоставляется;
• форму фиксации получения питания и контроля (талоны, пропуска, а также порядок их получения);
• порядок выплаты компенсации, если стоимость обеда компенсируется работникам в денежной форме;
• порядок удержания сумм НДФЛ из зарплаты работников и т.п.

Минфин отмечает, что стоимость питания может учитываться в составе расходов на оплату труда, если бесплатное или льготное питание предусмотрено трудовым или коллективным договорами и, соответственно, является частью системы оплаты труда работников.

В этом случае должны выполняться обязательства по выявлению конкретной величины доходов каждого работника с начислением НДФЛ.

Что с другими налогами?

Если питание предусмотрено законодательством, то операции по предоставлению питания работникам не облагаются НДС. 

Так сказано в пункте 12 постановления Пленума ВАС РФ от 30.05.2014 г. № 33 «О некоторых вопросах, возникающих у арбитражных судов при рассмотрении дел, связанных с взиманием налога на добавленную стоимость».

Имейте в виду, что трудовое законодательство подразумевает не только Трудовой кодекс, но и иные федеральные законы и законы субъектов Российской Федерации, содержащих нормы трудового права (ст. 5 ТК РФ).

НДФЛ и страховые взносы в этом случае тоже платить не нужно.

При этом не забывайте, если бесплатное питание установлено ЛНА, то стоимость питания, оплаченного компанией за своих сотрудников, является доходом в натуральной форме и облагается НДФЛ и взносами в установленном порядке.